Qué guardar en el expediente electrónico (y qué nunca guardar ahí)
Un expediente electrónico no es una carpeta con PDFs adentro. Es una carpeta donde cada archivo trae pegado lo que lo explica: su fecha, su acuse, su comprobante. Lo que sigue son reglas de gestión, no de derecho: lo manda la experiencia de abrir un expediente dos años después y no entender qué pasó.
1. El acuse va pegado al escrito. Siempre.
El escrito dice lo que pediste. El acuse dice cuándo lo presentaste. Son dos documentos y solo uno fecha la actuación.
El costo de que el acuse no mande la fecha está medido: un despacho subió una promoción junto con su acuse, el acuse no se leyó como tal y el expediente quedó fechado casi cuatro meses antes — con una fecha que estaba mencionada dentro del escrito, no con la de presentación. Todo lo que se calculó encima nació torcido. La historia completa está en el acuse de presentación.
La regla práctica: si un archivo no permite responder «¿en qué fecha ocurrió esto?», le falta su acuse.
2. Cada actuación tiene tres fechas. Guárdalas separadas.
Confundirlas es el error más caro y el más silencioso, porque todas parecen «la fecha del documento»:
- La fecha real del acto. Cuándo el tribunal dictó el acuerdo o cuándo te notificaron. De esta corre el plazo.
- La fecha de carga. Cuándo el archivo entró a tu sistema. Sirve para saber cuánto tardaste en enterarte; no sirve para computar nada.
- La fecha de presentación del acuse. Cuándo tú presentaste. No la dictó ninguna autoridad.
En LicListo son campos distintos y el cómputo de términos arranca de la fecha real del acto siempre que el documento la traiga; cuando no, arranca del día de la carga y te toca corregirla a mano. Si tu sistema solo tiene un casillero de fecha, sabes de antemano cuál de las tres vas a perder.
Dos avisos de honestidad sobre el lector automático de acuses: reconoce el patrón etiqueta–dos puntos–valor (el formato del Tribunal de Justicia Administrativa de Jalisco y parecidos). Ante cualquier otro formato devuelve un «no lo reconozco» limpio en vez de adivinar. Y guarda los días inhábiles de tu tribunal —vacaciones, suspensiones de labores—: ningún calendario general los trae. En LicListo se capturan en la configuración del despacho y se excluyen del cálculo; la calculadora pública solo conoce los generales, y ese cotejo lo haces tú.
3. Los accesos y las contraseñas no van en el expediente
Esta es la separación que más despachos se saltan. El expediente es el documento que puede terminar compartido: con el cliente, con el corresponsal, con el portal público. Si las credenciales de un sistema viven dentro de ese documento, viajan cada vez que lo compartes.
En LicListo los documentos de trabajo, los enlaces, los accesos y contraseñas y las notas viven en una colección aparte, de lectura y escritura exclusivas del dueño, fuera del documento del expediente. No es un detalle técnico: es la razón por la que activar el portal del cliente no expone las llaves del despacho.
La versión sin software de la misma regla: dos carpetas. Una que puedes mandar por correo sin revisarla. Otra que no sale nunca.
4. Guarda la ruta del archivo, no el enlace de descarga
Un enlace de descarga «para compartir rápido» normalmente acuña un token permanente y sin autenticación. Ese enlace no lo revoca nada: ni apagar el portal, ni cambiar los permisos, ni borrar el expediente. Quien tenga la cadena entra, para siempre.
Lo correcto es guardar la ruta del archivo y descargarlo autenticado, verificando cada vez quién pide. En LicListo los archivos nuevos ya no acuñan enlaces eternos. Los heredados sí conservan su token: lo único que de verdad lo apaga es borrar el objeto almacenado. Si arrastras enlaces viejos de cualquier sistema, ya sabes qué hacer con ellos.
5. Lo que manda el cliente no entra solo al expediente
Un buzón de cliente debe ser un buzón: el cliente deposita, tú descargas y tú decides si eso se incorpora. Nada que llegue de afuera debe fechar una actuación, disparar un plazo ni pasar por el análisis sin que un abogado lo mire.
Así está construido aquí: el buzón está deliberadamente aislado del análisis, el cliente nunca lee de vuelta lo que subió, y solo se aceptan PDF, PNG, JPEG, WEBP, DOC y DOCX. Un expediente que se autoalimenta de lo que manda el cliente no es un expediente: es una bandeja de entrada con toga.
6. Todo movimiento de dinero lleva su comprobante pegado
Cobro, gasto o pago: el registro sirve de poco sin la factura, el recibo o el comprobante vinculado al movimiento, más una nota de una línea que explique lo que el papel no dice («factura a nombre de la empresa, no del socio»). Ese apunte de treinta segundos es el que te salva la aclaración de dentro de un año.
Lo que un expediente electrónico registra — y lo que no
LicListo lleva una bitácora de cambios por expediente, consultable en una sola vista cronológica de toda la cartera: apertura, análisis, ediciones manuales, edición y eliminación de acuerdos, fusión, depuración, plazos agregados o borrados. Sirve para responder «quién tocó qué y cuándo».
Y ahora lo que no es, dicho de frente: esa bitácora no es inalterable. Vive dentro del documento del expediente y el dueño puede modificarlo. Es una herramienta de orden interno, no una prueba contra ti mismo ni contra un tercero. Tampoco pretendemos que guardar algo aquí le dé por sí solo valor probatorio.
Un apunte de práctica: un plazo que capturas a mano queda marcado como tuyo y las depuraciones automáticas no lo tocan — solo sale si tú lo eliminas. Úsalo para las fechas que no nacen de ningún documento del expediente, sino de la ley: la declaración de uso y la renovación de una marca son el ejemplo clásico, y las puedes calcular en la herramienta de vigencias.
Sobre cuánto tiempo debes conservar cada cosa, no te vamos a inventar un número: los plazos de conservación dependen de la materia, de tu obligación fiscal y de los datos personales que trates. Coteja ese punto con tu asesor antes de borrar nada.
Este artículo es información general de gestión documental, no asesoría legal ni de seguridad informática. Las funciones descritas corresponden a LicListo a la fecha de publicación; los plazos de conservación de documentos y las obligaciones de protección de datos aplicables a tu despacho debes verificarlos con tu asesor.